5 december 2013 | bron: nationale vacaturebank
Tegenwoordig worden reacties op vacatures lang niet altijd meer per brief verstuurd. Het wordt steeds gebruikelijker om sollicitatiebrieven en CV’s per e-mail te versturen. Heel gemakkelijk en lekker snel! Maar juist vanwege dit gemak ligt ook gemakzucht op de loer. En dat is bij iedere sollicitatie, zowel per post als per e-mail, een echte no no. Ook digitale slordigheden worden door selecteurs niet door de vingers gezien!
Voor sollicitaties via internet gelden dezelfde vuistregels en etiquette als voor traditionele sollicitaties per brief. Daarbij brengt digitaal solliciteren juist een aantal extra punten met zich mee die je niet over het hoofd mag zien. Om typische internet sollicitatie missers te voorkomen volgen hier een aantal tips specifiek voor het verzenden via e-mail, alsmede het verzenden via een online sollicitatie formulier.
Je sollicitatie per e-mail versturen: blijf scherp op de details
Selecteurs hebben het druk. Per vacature krijgen ze een grote hoeveelheid reacties te verwerken, zowel per post als per e-mail. Voorkom dat jouw sollicitatie anoniem in de overvolle mailbox verdwijnt en geef in het onderwerp duidelijk aan dat het om een sollicitatie gaat. Bij voorkeur in combinatie met het vacaturenummer.
Let op van welk e-mailadres je je sollicitatie verstuurd. Wanneer je het mailadres van je huidige werk gebruikt kan het dus zijn dat de selecteur contact met je opneemt via je werk. Vraag jezelf af of dit in jouw geval een probleem is of niet. Ook onprofessionele e-mailadressen als partychick99@hotmail.com of gangstapimp87@live.com zullen niet in je voordeel zijn…
Bedenk dat het bij een sollicitatie gaat om zakelijke correspondentie. Vermijd dus typische e-mail taal en schrijf in correcte volzinnen. Laat ook plaatjes en drukke emoticons achterwege.
Je sollicitatiebrief kun je in de tekst van de e-mail zelf zetten. Veel mensen geven er echter de voorkeur aan om de brief als bijlage mee te zenden. Op deze manier kun je je sollicitatie alsnog als ‘echte’ brief presenteren. Indien je voor deze laatste optie kiest, gebruik je de tekst van je e-mail als nette, korte begeleiding van je sollicitatiebrief en CV. Hierbij kun je nogmaals kort noemen dat het gaat om een sollicitatie en kun je de ontvanger ‘uitnodigen’ om naar de bijlagen te kijken.
Je CV plaats je nooit in de tekst van de e-mail maar verstuur je altijd als bijlage.
Was het bij een sollicitatie per brief al belangrijk om kort, bondig en to the point te schrijven? Voor internetsollicitaties geldt dat al helemaal. Houd er rekening mee dat een e-mail ‘zomaar’ in de mailbox verschijnt en dat je bericht daarom vaak even snel tussen de bedrijven door op het scherm ‘gescand’ wordt. Zorg er dus voor dat men in een oogopslag kan zien dat jouw sollicitatiebrief en CV zeker het lezen waard zijn.
Voorkom dat je opmaak van je brief en CV vervormd raakt wanneer de ontvanger de e-mail of bijlage opent. Maak ook hierom gebruik van veelgebruikte standaard lettertypen als Arial of Times New Roman.
Zorg ervoor dat je je sollicitatiebrief en CV opslaat en verstuurd in een bestandsformaat dat veel wordt gebruikt en door iedereen geopend kan worden; bijvoorbeeld als .doc.
Je sollicitatie via een online sollicitatieformulier
Hoewel online sollicitatieformulieren nogal van elkaar kunnen verschillen, geldt in ieder geval dat de vuistregels en etiquette hetzelfde zijn als voor sollicitaties per e-mail of brief. Welke informatie je moet opgeven kan uiteenlopen van zeer beknopt tot zeer uitgebreid waarbij je zelfs de gelegenheid krijgt om een volledige sollicitatiebrief en CV te uploaden. Maak hier dan ook zeker gebruik van. Door een dergelijke optie aan te bieden geeft een bedrijf aan dat volledige sollicitatiebrieven en CV’s op prijs worden gesteld.
Indien je geen extra bestanden kunt toevoegen, moet je het meestal doen met aparte invoervelden waar je je sollicitatieformulier nader kunt toelichten. Ga in dit geval kort en bondig te werk aangezien dit soort invoervelden niet altijd ruimte bieden voor een mooie, overzichtelijke opmaak van je boodschap.
Werkgevers jou laten vinden via een persoonlijk profiel op internet
Op de meeste vacaturesites kun je behalve het zoeken naar beschikbare vacatures, ook een persoonlijk profiel opstellen. In een persoonlijk profiel kun je informatie over jezelf kenbaar maken betreffende je opleiding, wat je werkervaring is, wat voor werk je zoekt e.d. Net als bij online sollicitatieformulieren kan het per vacaturesite verschillen welke informatie je kan invullen. Bij sommige kun je bijvoorbeeld een volledig CV uploaden, bij andere weer niet. Werkgevers kunnen vervolgens je profiel bekijken. En zien ze dat je profiel toevallig past bij een vacature die ze op dat moment open hebben staan? Dan is de kans aanwezig dat je door hen wordt benaderd voor een gesprek.
Inderdaad, het lijkt op deze manier heel makkelijk. Maar dit gaat echter alleen op voor goede profielen die ook echt aantrekkelijk zijn voor werkgevers. Ook hiervoor geldt dat gemak niet betekent dat slordigheden zijn toegestaan. Daarom hieronder een aantal tips voor online profielen om gemiste kansen te voorkomen.
Werkgevers die persoonlijke profielen gebruiken om geschikte kandidaten voor hun vacatures te vinden, zoeken d.m.v. zoekwoorden in het gehele bestand van profielen. Deze zoektermen kunnen gericht zijn op algemene trefwoorden, maar ook op functie, branche, opleiding of locatie. Het is dus zaak dat jouw profiel daarbij naar voren komt. Vul daarom je profiel altijd zo volledig mogelijk in.
Werkgevers die op deze manier van vacaturesites gebruik maken, komen regelmatig terug om tussen de profielen te zoeken. Zorg er dus voor dat je je profiel actief beheert en up to date houd. Het zou namelijk zonde zijn als een werkgever aan je profiel voorbij gaat omdat je meest recente werkervaring of diploma nog niet op je profiel staat terwijl dat nu net was waar hij of zij naar op zoek gaat. Of omdat je nog niet had aangegeven dat je inmiddels ook geïnteresseerd bent in andere functies. Omgekeerd is het natuurlijk spijtig als je benaderd wordt voor een vacature die helemaal niet bij je past omdat de informatie op je profiel zwaar verouderd is.
Houd ook je CV dat eventueel aan je profiel gekoppeld hebt up to date.
NB: Wanneer je je volledige profiel inzichtelijk maakt voor werkgevers is de kans het grootst dat een bedrijf jouw eruit pikt. Het is echter niet verplicht om alles openbaar te maken. Zo is het altijd toegestaan om bepaalde delen van je profiel af te schermen, zoals bijvoorbeeld je persoonsgegevens. Ook hoef je niet perse een CV te uploaden als je dat niet wilt. Uiteraard is het wel zo dat je profiel minder snel wordt uitgezocht naar mate er minder informatie beschikbaar is. Je moet hiermee dus voor jezelf een afweging maken tussen je kansen en je privacy.